En tant que Manager, l’une de vos plus grandes difficultés est de gérer les demandes de vos collaborateurs tout en gérant vos propres tâches opérationnelles.
La gestion quotidienne des tâches de travail peut vite devenir anxiogène :
- vous vous sentez constamment débordé,
- votre travail est pollué par les consultations excessives des membres de votre équipe,
- vous avez l’impression d’avoir une visibilité à très court terme.
L’une des techniques utilisées par nos équipes est le « simple work », ou l’art de structurer son travail pour plus d’efficacité.
Objectif : créer des sessions de travail précises, ouvertes ou non aux contributions et échanges avec les membres de votre équipe, afin d’optimiser votre disponibilité et votre ouverture aux autres.
Pour cela, l’utilisation d’un outil de travail collaboratif est indispensable.
Etape 1 – Listez l’ensemble de vos tâches de travail sur une feuille et organisez-les en catégories
« Faire monter en compétences les membres de mon équipe », « Gérer les problèmes informatiques », « Faire des points factures », « Préparer mes réunions avec mes supérieurs », « Travailler mes objectifs », « Répondre aux problématiques quotidiennes », « Gérer l’administratif »… Notez réellement tout !
Puis réalisez au maximum 10 catégories, l’idéal se situant entre 4 et 6 (mais cela dépend des exigences de votre poste).
Ces catégories doivent être réparties en :
- zones fermées : personne ne doit venir vous déranger,
- zones ouvertes : vos collaborateurs peuvent s’y inscrire ou sont conviés.
Catégorie 1 – Gestion comptable et administrative – zone ouverte
Catégorie 2 – Point collectif, réunion managériale – zone ouverte
Catégorie 3 – Points individuels, progression des membres de l’équipe – zone ouverte
Catégorie 4 – Avancée de mon projet de CMS – zone fermée
Catégorie 5 – Points RH – zone fermée
(…)
Etape 2 – Utilisez un outil pratique pour gérer et échanger avec vos collaborateurs
Trello (www.trello.com) est un bon outil pour le travail communautaire, chacun peut y contribuer simplement. Vous pouvez aussi utiliser Notes de Microsoft, mais évitez l’agenda qui sert surtout à mémoriser vos rendez-vous.
Découpez votre semaine sur Trello en demi-journées et partagez-la avec les membres de votre équipe. Si vous n’êtes pas à l’aise avec cet outil, vous pouvez partager un document Excel sur l’intranet mais vous ressentirez vite ses limites.
Etape 3 – Dispatchez vos catégories selon votre rythme de travail
Répartissez vos catégories sur des plages journées ou demi-journées en fonction de votre énergie.
Dans cette répartition des plages horaires, n’oubliez pas de vous fixer 30 minutes de « temps libre » par demi-journée : ceci vous permettra de répondre à des mails urgents, de gérer des situations délicates, de profiter de moments de partage avec vos équipes !
Enfin, accordez-vous une pause toutes les 1h30 de travail pour optimiser votre énergie. Il est important de bien vous fixer des limites !
Posez d’abord l’ensemble des catégories dans une colonne :
Attribuez des couleurs aux créneaux ouverts et fermés :
Répartissez vos sessions de travail :
Etape 4 – Renseignez chaque catégorie avec précision
Remplissez la liste des choses à faire pour chaque catégorie de manière très précise et très découpée. Par exemple, sur la tranche « Point collectif et réunion managériale », chaque collaborateur peut y intégrer les points qu’il souhaite aborder, permettant ainsi de préparer votre réunion.
Etape 5 – Ouvrez et collectez les attentes de vos collaborateurs
Ici Fabien demande d’aborder un point en réunion.
AVANTAGES
> Vous êtes réellement disponible pour vos collaborateurs dans les zones vertes
> Vous vous consacrez réellement à votre travail dans les zones rouges
> Vous pouvez créer autant de semaines que vous le désirez (je vous conseille de travailler à 2 semaines)
> Vous vous préparez à la dynamique de travail de la tâche que vous avez déterminée
> La sensation d’être débordé est réduite
> Vous pouvez reporter la session à la semaine suivante en cas d’imprévu (oui, oui… ça arrive !)
N’hésitez pas à nous faire part de vos expériences !